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提高辦公室效率有8個辦法(辦公室經(jīng)驗)

發(fā)布時間:2024-07-02 點擊:159

職場上每個人都希望自己的價值被認可,都希望能在辦公室游刃有余的完成工作任務,雖然不甘心每天摸魚,甚至自我感覺忙瘋了,但忙碌了一天下來什么也沒做成,而偏偏有的同事卻能將任務完成得游刃有余。職場上不乏努力的人,但很多人卻是在“瞎忙”,拒絕瞎忙,做好這8件事,成為職場高效達人。


1、拒絕拖延,立刻行動

“等會兒再做”、“等下午”、“再等等”,從拖延癥中抽身只有一個辦法,就是立刻行動起來,而不是把所有工作都留到將近下班,甚至是需要加班才能完成。


2、你需要完成工作,而不只是工作

工作的意義在于完成任務,而不是一直埋頭工作無視成果。從手邊的事開始,一件件去認真完成,而不是東一榔頭西一棒,這個工作做一點,那個工作做一點,到下班一個完成的工作都沒有做成。


3、專注工作,屏蔽外界干擾

屏蔽提示音:調(diào)整好狀態(tài)開始工作,給自己倒一杯水,退出聊天工具、手機靜音、關(guān)閉瀏覽器,把提示音全部關(guān)掉,能夠幫助你更好地集中精神處理當下的工作,很多推送消息并不是那么緊迫,不看亦或是遲一點看也無大礙,而你要做的就是專注完成你的任務。

番茄工作法:說到注意力的集中,可以使用番茄工作法來幫你集中注意力,設置25分鐘為一個單位工作時長,在這個時間內(nèi)不允許做任何與該任務無關(guān)的事,直到提示鬧鐘響起之后可以休息5分鐘,經(jīng)過4個25分鐘之后可以多休息一會,這樣我們就能集中有效地利用時間,完成一個個小任務。

單線程工作法:如果手頭只有一項優(yōu)先任務,那么單線程工作法無疑是更好的選擇。

在沒有干擾下,單線程工作的效率可以提高2-5倍。這樣的工作方式,不會受到其他工作的影響,節(jié)省了時間,減少了壓力。


4、定計劃,列清單,分主次

每天只要花幾分鐘捋一下工作計劃可以節(jié)約你更多的時間,如果在工作途中想起一件事情,不要停下手頭的工作,可以選擇在清單上加上這件事情,轉(zhuǎn)而繼續(xù)完成之前的工作,讓你的大腦仍然處于高速運轉(zhuǎn)的狀態(tài)。

在接到新任務的時候,你可以根據(jù)“重要”、“不重要”、“緊急”、“不緊急”等不同的標簽,根據(jù)四象限來制定相應的計劃。

切忌三心二用,人總是高估自己的能力,總覺得自己能同時做好很多事情,而如果能學會劃分“優(yōu)先級”,這樣,你就可以減輕自己的負擔,并且可以更少地加班。


5、設定截止時間

為各項工作安排處理時間與期限,防止拖沓的好方法就是為每項工作設置截止時間,這樣我們才能更好地專注努力按時完成,我們不妨把期限設置地提前一點,這樣能留給自己的時間就更多,完成任務也更從容不迫。


6、學習復盤,優(yōu)化方法

工作不能只依靠蠻力去埋頭苦干,只有正確的工作方法才能更高效地完成任務。進行階段性復盤和學習,總結(jié)經(jīng)驗,學會思考,從中發(fā)現(xiàn)更好的工作方法。

反復的工作自動化:需要反復來做的工作,不要浪費太多的精力,盡可能找到將其自動化的方法,比如Excel重復的操作自動化、編碼技巧、其他辦公軟件的“可重復性”利用等。

相似任務集中處理:許多任務都是相似的,若是將它們放在一起集中處理,那么執(zhí)行起來真的如行云流水、無比順暢。


7、不過于追求完美

對自己嚴格要求固然是好的,但“金無足赤,人無完人”,太過追求完美,工作的耗時只會不斷延長,忽略了你身上其他責任,工作效率反而達不到目標。完成任務的過程中總會有一些小問題,而如果你過分關(guān)注這些小瑕疵,你會身不由己地陷入自責和悔過中,適當放下完美主義,你就會離成功更進一步。


8、用小成功來開啟新一天

在工作中,我們有時會感到厭倦、疲勞、害怕困難,從而降低了我們的工作效率。我們建議以簡單和有成就感的事情開始你的一天。比如收拾桌子、整理文件夾、清空垃圾桶。這些小事很簡單,但卻能快速地使你的大腦進入工作模式。

別讓“瞎忙”占用了你寶貴的精力和時間,提高工作效率的八種方法,助你高效工作,快樂享受生活。

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李經(jīng)理
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